La gestione dei Buoni Vacanze avviene in questo modo:

•  il titolare della agevolazione, attraverso una procedura on line su questo sito, ottiene un libretto di Buoni Vacanze di valore unitario di 20 euro che contengono già il contributo a carico dello Stato
•  il carnet di Buoni Vacanze può essere speso  presso tutti gli operatori turistici convenzionati con il Sistema Buoni Vacanze Italia, alle condizioni di prezzo e sconto, indicate nella Guida. La prenotazione ed ogni accordo commerciale avviene direttamente tra titolare dei Buoni e struttura turistica
• l'operatore turistico riceve in pagamento, totale o parziale, i Buoni per l'importo dei servizi prestati
• l'operatore, al fine del rimborso, potrà inviare o consegnare direttamente i Buoni Vacanze  presso le sedi di EDENRED ITALIA Srl, o attraverso la consegna agli sportelli del Gruppo Intesa Sanpaolo. (vedi modalità di rimborso)  
• Buoni Vacanze Italia  entro 45-60 giorni massimo provvederà a saldare il dovuto detratto il 4% (+IVA) di contributo al sistema BVI
• il contributo del 4% sarà fatturato al fornitore da parte di Buoni Vacanze Italia, mentre la prestazione andrà fatturata al cliente.

Si sottolinea che la semplice adesione è gratuita per gli operatori turistici, che aprono una loro vetrina diretta verso il mondo del turismo sociale e delle famiglie.  L'unico impegno, oltre il contributo percentuale di servizio a BVI,  è  applicare lo sconto indicato ai prezzi normalmente praticati nel periodo, o comunque a garantire le condizioni di miglior favore vigenti ai titolari di Buoni Vacanze.